Wracając do poczty leszczyńskiej to regulamin przewozu poczty balonowej zatwierdzony został przez Centralę Centrum Poczty Wydział Usług Filatelistycznych w dniu 1 lipca 2011 roku.
Do przewozu „Pocztą Balonową” zostały dopuszczone listy priorytetowe i ekonomiczne, krajowe i zagraniczne, zwykłe i polecone oraz kartki pocztowe opłacone zgodnie z obowiązującymi cennikami za usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym, zarówno opatrzone specjalnymi nalepkami wydanymi przez Komitet Organizacyjny, jak też bez tych nalepek.
Organizatorami "Poczty Balonowej" byli: Leszczyński Klub Balonowy, Aeroklub Leszczyński, Centralna Szkoła Szybowcowa w Lesznie, Koło Miejskie Polskiego Związku Filatelistów w Lesznie oraz Centrum Poczty Oddział Rejonowy w Lesznie.
Łącznie przygotowano do przewozu balonem 916 przesyłek, w tym:
przesyłek poleconych 263 szt., z tego:
krajowych 247 szt., w tym 56 szt. priorytetowych i 191 szt. ekonomicznych;
zagranicznych 16 szt., w tym 9 szt. priorytetowych i 7 szt. ekonomicznych;
przesyłek zwykłych 653 szt., z tego:
krajowych 544 szt., w tym 84 szt. priorytetowe i 460 szt. ekonomicznych;
zagranicznych 109 szt., w tym 33 priorytetowe i 76 szt. ekonomicznych;
Przesyłki zostały ponumerowane, ostemplowane datownikiem okolicznościowym z hasłem „XX Balonowy Puchar Leszna – 07-11.09.2011 – POCZTA BALONOWA – 08.09.2011 LESZNO 1”, a listy polecone dodatkowo oklejone okolicznościową podlepką nalepki R z hasłem „64-100 Leszno 1 POCZTA BALONOWA”. Datownik okolicznościowy zawiera makietę balonu z inicjałami autora pomysłu "s.t." - "Sławomir Tomków" oraz herb Leszna.
Po opracowaniu przesyłek sporządzono odsyłkę listową z kartą, którą naczelnik Urzędu Pocztowego nr 1 w Lesznie Ewa Kożuchowska w obecności dyrektora Centrum Poczty Oddziału Rejonowego w Lesznie Izabeli Urbaniak wydała upoważnionemu pilotowi balonu Ewie Prawickiej-Linke.
