Organizatorami „Poczty Balonowej” byli: Polski Związek Filatelistów Koło Miejskie w Lesznie, Biuro Filatelistyki Regionalny Koordynator ds. Filatelistyki w Poznaniu, Poczta Polska S.A. Region Sieci w Poznaniu, Urząd Pocztowy Leszno 1, Urząd Miasta Leszna i Leszczyński Klub Balonowy.Regulamin przewozu poczty zatwierdzony został przez Biuro Filatelistyki w dniu 18 lipca 2016 roku.
Do przewozu „Pocztą Balonowej” zostały dopuszczone listy priorytetowe i ekonomiczne krajowe i zagraniczne, nierejestrowane i polecone oraz kartki pocztowe opłacone zgodnie z obowiązującymi cennikami za usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym.Łącznie do przewozu balonem przygotowano 698 przesyłek w tym:
przesyłek poleconych: 53 szt. z czego:
przesyłki krajowe priorytetowe 24 szt,
przesyłki krajowe ekonomiczne 29 szt.
przesyłek zwykłych: 645 szt. z czego:
przesyłek krajowych 576 szt.:
w tym: priorytetowych 100 szt,
ekonomicznych 469 szt.
przesyłek zagranicznych 69 szt.:
w tym: priorytetowych 31 szt.,
ekonomicznych 38 szt.
adresowanych między innymi do Szwajcarii, Stanów Zjednoczonych Ameryki, Niemiec, Szkocji i Francji.
Przesyłki zostały oznaczone kolejnym numerem oraz ostemplowane datownikiem okolicznościowym z hasłem: „XXV BALONOWY PUCHAR LESZNA 14-18.09.2016, 16.09.2016 LESZNO 1”. Autorem projektu datownika okolicznościowego jest Sławomir Tomków.
Listy polecone zostały dodatkowo oklejone nalepką polecenia „R”.
Po opracowaniu wszystkich przesyłek sporządzono odsyłkę listową, którą naczelnik Urzędu Pocztowego nr 1 w Lesznie Ewa Kożuchowska wydała upoważnionej osobie - członkowi załogi balonu Stefanowi Grys.
Start balonu z terenu Stadionu Żużlowego im. Alfreda Smoczyka w Lesznie o nazwie "SP-BVS „AKWAWIT" nastąpił o godzinie 7.20 z załogą w składzie: pilot Bogdan Prawicki, członek załogi Stefan Grys. Podczas odprawy poczty obecni byli: przedstawiciele Koła PZF w Lesznie z jego prezesem Lechem Woźnym, pracownicy Poczty Polskiej S.A. z: UP Leszno 1 i Regionu Sieci Sekcja Koordynacji Sprzedaży w Lesznie.
Przewieziony ładunek pocztowy po wylądowaniu balonu o godz. 8.05 na polach w okolicy Włoszakowic został przekazany przez upoważnionego członka załogi Stefana Grysa do najbliższej miejsca lądowania balonu placówki pocztowej, którą był Urząd Pocztowy 64-140 Włoszakowice. W placówce pocztowej przesyłki podlegały dalszemu opracowywaniu poprzez ostemplowanie datownikiem eksploatacyjnym z hasłem Włoszakowice 16.09.2016 i z inicjałami AF między dwoma gwiazdkami oraz stemplem informacyjnym o treści: ”PRZEWIEZIONO BALONEM SP-BVS „AKWAWIT” pilot: Bogdan Prawicki, członek załogi Stefan Grys”.
Wydawnictwa okolicznościowe wydane przez PZF Koło Miejskie w Lesznie i Pocztę Polską S.A.: 1 MójZNACZEK- znak opłaty pocztowej w arkuszu 9 znaczkowym. Osiem znaczków z wizerunkiem Edmunda Jankowskiego - honorowego członka PZF oraz jeden znaczek z wizerunkiem inicjatorów balonowego Pucharu Leszna – Bogdana Prawickiego i Stefana Grysa.
Znaczki wydane w 101 arkuszach wg projektu Lecha Woźnego.
2.Specjalne karnety :
- format 3xA5 ze znaczkiem 90. Rocznica urodzin E, Jankowskiego nakład 50 szt.
- format 3xA5 ze znaczkiem Inicjatorzy Balonowego Pucharu Leszna nakład 10 szt.
- format 2xA4 z arkuszem wydawniczym „Spersonalizowany znak opłaty pocztowej nakład 20 szt.
Karnety okolicznościowe A5 zawierają kartkę, kopertę i 3 szt. „MojegoZNACZKA”. Karnet formatu A4 zawiera arkusz wydawniczy „MojegoZNACZKA” . Projekty karnetów wykonał Lech Woźny, opracowała graficznie Agata Borowiec.
3. Okolicznościowe koperty bez nadrukowanego znaku opłaty pocztowej wydane w nakładzie 250 szt. Projekt koperty przygotowali i opracowali graficznie: Lech Woźny i Sławomir Tomków.
4. Okolicznościowa kartka pocztowa bez nadrukowanego znaku opłaty pocztowej wydana w nakładzie 500 sztuk. Projekt kartki przygotowali i opracowali graficznie: Lech Woźny i Sławomir Tomków.
5. Z okazji organizowanej Poczty Balonowej 16 września 2016 roku stosowany był okolicznościowy kasownik projektu Sławomira Tomkowa.
Opracowywaniem przesyłek filatelistycznych przeznaczonych do przewozu pocztą specjalną zajmowali się: asystent UP Leszno 1 Katarzyna Henczak, członkowie Koła PZF w Lesznie prezes Lech Woźny, skarbnik Tadeusz Posikata i Sławomir Tomków oraz naczelnik UP Leszno 1 Ewa Kożuchowska.
